Das erfolgreiche virtuelle Meeting

Video Konferenz

Virtuelle Meetings sind eine kostensparende Methode um Konferenzen, Webinare oder sonstige interaktive Meetings durchzuführen. Virtuelle Meetings werden Treffen im echten Leben wohl nicht ersetzen können, sind aufgrund ihrer einfachen technischen Organisation aber eine schöne Möglichkeit geschäftliche Prozesse schneller voranzubringen. Nichtsdestotrotz gibt es auch bei dieser Art von Treffen einiges zu beachten, da sie nicht für jede Situation geeignet sind.

Das Verhalten der Teilnehmer die bei einer virtuellen Videokonferenz miteinander arbeiten unterscheidet sich von einem persönlichen Treffen und deshalb erfordern diese Meetings eine etwas andere Vorbereitung.

In diesem Artikel finden Sie einige Tipps für Ihr nächstes erfolgreiches virtuelles Meeting.

Die Vorbereitung

Wie bei einem normalen Geschäftsmeeting sollte bereits im Voraus geklärt werden können, welche Teilnehmer für das Online Treffen benötigt werden. Auch wenn es hier keine räumlichen Probleme, wie ein zu kleiner Besprechungsraum gibt, sollte sich die Anzahl der Teilnehmer auf das Minimum beschränken.
Bei Videokonferenzen werden häufig Bildschirminhalte oder Dateien geteilt. Überlegen Sie sich welche technischen Anforderungen an die Softwarelösung gestellt werden. Erst mit diesen Punkten kann man sich für eine geeignete Meeting Software entscheiden.

Präsentationen die bei einem „Real Life“ Meeting funktioniert haben müssen bei einer Videokonferenz nicht den gleichen Erfolg mit sich bringen. Durch die verschiedenen Systeme Ihrer Teilnehmer müssen Sie beachten, dass andere Bildschirmauflösungen verwendet werden und Ihre Präsentation deswegen als zu klein empfunden werden kann. Achten Sie deshalb auf Große Schriftarten und wenig Text auf den Folien. Testen Sie Ihre Präsentation auch unter verschiedenen Lichteinflüssen:
Kann man die Inhalte Ihrer Präsentation noch lesen wenn der Raum hell beleuchtet ist oder die Sonne scheint?

Bei Meetings im echten Leben beginnt das Kennenlernen oft mit dem Kaffee vor dem Besprechungsraum. Man steht zusammen und tauscht sich aus. Diese lockere Vorbereitung gibt es bei einem virtuellen Meeting nicht. Deswegen ist es wichtig ein virtuelles Meeting noch besser vorzubereiten und die Agenda rechtzeitig zu verschicken und alle benötigten Teilnehmer ebenso rechtzeitig vorher einzuladen. Geben Sie bei der Einladung wenn möglich auch eine kurze Checkliste an, die Ihre Teilnehmer hinweist auf welche technischen Voraussetzungen man achten muss um an dem Meeting teilnehmen zu können. Sie können das Kennenlernen beim Start des Meetings alternativ durchführen in dem sich jeder ganz kurz bei den Teilnehmer vorstellt.

Senden Sie die Informationen zu dem Meeting einen Tag früher:
Welche URL muss aufgerufen werden?
Muss eine Software installiert werden? Wenn ja, was ist dabei zu beachten?
Muss oder kann man sich telefonisch einwählen?

Bitten Sie auch Ihre Teilnehmer sich kurze Zeit vor dem Meeting einzuloggen um technische Probleme rechtzeitig erkennen und beheben zu können. Überlegen Sie sich eine Möglichkeit für den Plan B:
Kann sich ein Teilnehmer auch auf eine andere Art (zum Beispiel nur über sein Telefon und ohne Internet) in das Meeting einloggen?

Sollten Sie ein Webinar halten und die meiste Zeit alleine reden und auf Fragen Ihrer Zuschauer reagieren wollen, versuchen Sie einen Partner dazu zu holen, welcher für Sie die technischen Dinge mit Ihren Zuhörern regelt und den Chat überwacht. Er meldet sich dann bei Ihnen, wenn es Fragen gibt und sie können sich auf Ihre Präsentation konzentrieren.

Die Technischen Voraussetzungen

Der Vorteil an heutigen Online Meetings ist, dass die technischen Voraussetzungen zur Teilnahme sehr einfach zu erfüllen sind. In den meisten Fällen reicht eine (stabile) Internet Verbindung, ein Computer mit Mikrofon und Lautsprecher und die eingebaute Webcam. Die meisten Betriebssysteme werden von den unterschiedlichen Anbietern von Video Konferenz Software ebenso unterstützt. Im professionellen Bereich, wenn man zum Beispiel eine feste Video Konferenz Anlage installiert hat, ist meistens ein externer großer Monitor, eine eigenständige Kamera und ein umfangreiches Soundsystem vorhanden. Diese Video Konferenz Systeme lassen sich dann ganz einfach über eine Fernbedienung steuern und benötigen keinen extra PC.
Sie als Moderator sollten auf jeden Fall über das System Bescheid wissen:
Wie wechselt man von der Videokamera zum Teilen Ihres Desktops?
Wie kann man Teilnehmer still stellen – zum Beispiel wenn bei ihm störende Hintergrundgeräusche da sind?
Wie lädt man neue Teilnehmer spontan in die Konferenz ein?

Bei der Auswahl einer geeigneten Web Konferenz Software sollte man sich auf die Kernfunktionen konzentrieren. Hier zählen am Anfang nicht die Features sondern die Stabilität und Bedienbarkeit. Eine Video Konferenz muss einfach zu organisieren sein und sollte von allen Teilnehmern akzeptiert werden. Zu viele Spielereien die eine Online Lösung anbieten kann, lenken nur vom eigentlichen Geschehen ab. Beim technischen Aspekt gibt es natürlich auch immer wieder Probleme. Nicht jede Video Konferenz Software arbeitet mit jedem anderen System zusammen. Die sicherste Methode ist es sich mit seinen Teilnehmern auf ein System zu einigen. Da dies allerdings nicht immer möglich ist, ist es umso wichtiger die Verbindung vor dem offiziellen Start des Meetings zu testen. Verzögerungen, die durch eine veraltete Softwareversion entstehen können, kann man damit vermeiden.

Der Ablauf des Meetings

Damit das richtige zielorientiert durchgeführt werden kann, sollen hier Abschließend einige Tipps für ein eine passende Durchführung Ihres nächsten Online Meetings gegeben werden.
Halten Sie den Geräuschpegel um sich herum so gering wie möglich. Schließen Sie Ihre Türe und Fenster damit die Hintergrundgeräusche die Konferenz nicht stören. Versuchen Sie das Meeting auf 2-3 Hauptthemen zu beschränken und machen Sie dazwischen, zum Beispiel alle 30 Minuten, eine kurze Pausen.

Alle Teilnehmer sollten sich auf das Meeting konzentrieren und nicht nebenher im Internet surfen oder E-Mails beantworten. Dies ist bei einer Videokonferenz schwierig zu kontrollieren und tritt aus diesem Grund leider noch zu häufig auf.
Sprechen Sie klar und deutlich und langsamer als sonst. Dadurch können Verständnisprobleme zum Großteil vermieden werden. Achten Sie beim Sprechen auch auf die Reaktionen Ihrer Teilnehmer und lassen Sie sie bei Bedarf zu Wort kommen. Das übliche Unterbrechen während ein Teilnehmer spricht ist bei Videokonferenz ein noch größeres Problem. Wer etwas sagen möchte, sollte sein Anliegen zum Beispiel per Handzeichen anmelden. Auf diese Gesten müssen die Teilnehmer dann vorbereitet sein und sie auch akzeptieren.

Warten Sie nach Fragen einen Moment, da meistens eine Verzögerung von 2 bis 3 Sekunden besteht. Bei eigenständigen Video Konferenz Systemen sollte die Kamera und der Monitor in dieselbe Richtung schauen. Der Grund dafür ist einfach, dass man dadurch immer in die Kamera schaut. Es ist sehr irritierend, wenn Teilnehmer mit einem reden und der eigene Blick nicht in die Kamera sondern zum Beispiel an eine andere Wand gerichtet ist.

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Mark Hinderer
Gründer des Meeting Magazins und immer interessiert an Gastautoren die ihre Erfahrungen aus der Praxis zum Thema Meetings, Projekt- und Teammanagement sowie Führungstipps und Zeitmangement in einem Artikel veröffentlichen möchten.
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