Drei Grundlagen für erfolgreiche Meetings

Meeting Ergebnisse
Was gibt es bei einem Meeting zu beachten?
Die meisten Meetings finden statt, wenn man keine Zeit hat, sind angespannt und nur selten von Erfolg gekrönt. Aus diesen Gründen sollte man ein Meeting nicht einfach innerhalb von zwei Minuten planen, sondern sich die nötige Zeit dafür nehmen. Nur so kann man sicherstellen, dass das Meeting auch wirklich die angestrebten Resultate erreicht. Es gibt einige wichtige Punkte bei der Planung Ihrer Meetings zu beachten. Diese sollte man sich schon im Vorfeld zu Herzen nehmen.

Die perfekte Vorbereitung

Die richtige Vorbereitung ist das A und O. Jeder Teilnehmer des Meetings sollte gut gerüstet sein. Deswegen sollte vorher eine klar definierte Agenda verschickt werden. In dieser sollte nicht nur Zeitpunkt und Ort des Meetings stehen, sondern auch um was es in dieser Besprechung geht, ob es bestimmte Punkte zu beachten gibt und ob man gewisse Dinge mitbringen sollte. Hierbei die Agenda bitte nicht erst fünf Minuten vor Beginn des Meetings verschicken, sondern am besten einige Tage im Voraus. Somit haben die Teilnehmer ausreichend Zeit die Agenda zu studieren und sie um eigene Punkte zu erweitern. Die richtigen Teilnehmer dürfen natürlich auch nicht fehlen. Es sollten nur Personen zur Besprechung eingeladen werden, die direkt mit dem Projekt zu tun haben. Insofern kann die Gesprächsrunde ruhig klein und effektiv bleiben. Man sollte immer bedenken, dass ein operatives Meeting nicht dazu gedacht ist, die gesamte Abteilung über eine Änderung in Kenntnis zu setzen.

Ein Meeting ausrichten ist ganz leicht

Das Ziel des Meetings sollte genau definiert sein. Schon vor Beginn des Meetings sollte allen Teilnehmern klar sein, welche Ziele man am Ende erreichen möchte. Insofern kann man sich unnötige Diskussionen ersparen. Am besten sollte man noch einmal zum Meeting-Beginn die Prioritäten ansprechen. Das Zeitmanagement ist ebenfalls eine wichtige Angelegenheit. Man sollte ausreichend Zeit für ein Meeting ansetzen. In nur wenigen Fällen endet ein Meeting zum vereinbarten Zeitpunkt. Im Vorfeld sollte überlegt werden für welche Themen man besonders viel Zeit benötigt. Hierbei die einzelnen Themenpunkte vorher gedanklich durchgehen. Damit bekommt man ein Gefühl dafür, ob das Meeting auch zeitlich passend geplant wurde.

Nach dem Meeting nicht vergessen

Ein Meeting sollte nicht alleine zum Gedankenaustausch dienen, sondern auch um Fortschritte und die nächsten Ziele zu definieren. Man sollte darauf achten, dass alle Beteiligten sich geeinigt haben und darüber bewusst sein, welche Aufgaben sie aus dem Meeting mitnehmen. Selbstverständlich sollte das gesamte Meeting dokumentiert werden. Sollten später einmal Fragen entstehen, dann kann man das Protokoll als Hilfe verwenden. Auch bei einer erneuten Abstimmungsrunde ist es hilfreich. Bei einem Meeting müssen die Teilnehmer auch nicht alle verkrampft an einen Tisch sitzen. Man kann ruhig aktiver werden. Gerade im Stehen läuft ein Meeting etwa um ein Dritter schneller ab. Am Ende eines Meetings sollte man immer um Feedback bitten. Hierbei ist ein Gespräch unter Kollegen gewünscht und keine sogenannte „One-to-Many-Kommunikation“. Gerne kann Kritik an den Meetings geübt werden. Nur so kann eine deutliche Verbesserung möglich sein.

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