Welcher Zeitdieb hat Sie schon einmal beraubt?

ZeitverschwendungZeit ist kostbar und vor allem im Unternehmen mangelt es sowieso immer an ausreichend Zeit. Dabei wird einem die Zeit an den unterschiedlichsten und manchmal nicht offensichtlichen Stellen wie von Zauberhand weg geschnappt. Die E-Mail Flut lässt nicht nach. Die Anzahl der Meetings steigt. Und was am Ende übrig bleibt hätte man in viel weniger Zeit erledigen können. Aber welche Zeitdiebe gibt es? Und wie kann man Sie bekämpfen?

1. Zeitdieb – Verantwortlichkeit und Zuständigkeit
Bei Meetings und Projekten eindeutig klären, wen einzelne Punkte betreffen (Kümmerer) und welche Priorität sie für diese Person haben. Es spart nämlich Zeit, wenn die Mitarbeiter direkt wissen, an wen Sie sich zu wenden haben und der Verantwortliche ist sich ebenso seiner Entscheidungskraft bewusst.

2. Zeitdieb – Zeitbudget
Jedem Projekt einen festen Zeitrahmen geben. Wenn man ein Datum vor Augen hat arbeitet man auf dieses hin. Der Zeitrahmen wird meistens soweit möglich ausgenutzt. ”Es sind noch drei Monate für das Projekt Zeit? Na gut dann brauch ich jetzt ja noch nicht anzufangen…“ Wer den Namen dieses Prinzips kennt: Bitte Kommentar.

3. Zeitdieb – Zu voreilig Projekte starten
Nicht jede Idee muss zu einem Projekt gemacht werden. Meistens verlaufen sich diese Projekte stillschweigend und niemand hört wieder etwas davon. Jedes neue Projekt sollte als Voraussetzung einen detaillierten Entwurf haben. Also bevor alle Pferde scheu gemacht werden und alles andere stehen und liegen gelassen wird: Meeting mit Folgetermin an welchen dann entschieden wird wie es weiter geht.

4. Zeitdieb – Komplexe Verwaltung
Vereinfachte Strukturen sparen Zeit und dadurch kosten.
Wenn Mitarbeiter selbstständig Projekte umsetzen müssen, erfordert dass ein gewisses Maß an Vertrauen. Um Pausen, in welchen z.B. auf Entscheidungen oder Genehmigungen gewartet wird, zu minimieren, kann man z.B. ein kleines Budget festlegen über welches monatlich frei verfügt werden darf. Natürlich nachvollziehbar.

5. Zeitdieb – Meeting Gurus
Nicht jeder sollte Meetings einberufen können. Es sollte klar definiert sein wer Meetings ansetzen darf. Dabei reicht es in den meisten Fällen sich auf das vorhandene Hierarchie Organigramm zu stützen.

6. Zeitdieb – Entscheidungsworkflow
Es sollte ein einheitlicher Prozess zur Entscheidungsfindung und zu Genehmigungen im Unternehmen geben. Die Abläufe müssen jedem bekannt und vor allem soweit wie möglich einheitlich sein. Eine einfache Checkliste im Intranet ist in diesem Fall sehr zu empfehlen.

7. Zeitdieb – Besprechungsdisziplin
Besprechungen sollten eine klare Tagesordnung haben und gut vorbereitet sein. Konsequent auf die Zeit achten und wenn möglich das Meeting vorzeitig beenden. Hier heißt es konsequent sein und die Regeln für interne Besprechungen stets zu befolgen.

8. Zeitdieb – Konferenzzeit
Auch die aufgewendete Zeit, die die Mitarbeiter für Konferenzen aufbringen sollte überwacht werden.
Waren die Konferenzen für aktuelle Projekte nötig? Ziehen sich Projekte vielleicht unnötig in die Länge obwohl sie eigentlich abgeschlossen sind? Dies soll aber keine Überwachung sein, sondern eine einfache Maßnahme um diesen möglichen Zeitdieb zu enttarnen.

9. Zeitdieb – Aufgaben Ping Pong
An einer Aufgabe dran bleiben und nicht ständig wechseln. Dadurch spart man das ständige neue Einarbeiten in die Aufgabe. Dafür muss es einem aber möglich sein sich für eine gewisse Zeit ungestört auf die Arbeit fokussieren zu können. Ständige Telefonanrufe oder Unterbrechungen durch E-Mails versuchen auszuschalten.

10. Zeitdieb – Informationsflut
E-Mails nur zu festen Zeiten abrufen und telefonische Ruhestunden einrichten, in welchen man nicht erreichbar ist.
Das kann über den E-Mail Client eingerichtet werden und sollte auch an die Kollegen weiter gegeben werden.

Ein weiterer Tipp ist es früher zur Arbeit zu gehen und während der noch ruhigen Zeit versuchen die wichtigsten Aufgaben zu erledigen.
Welche Zeitdiebe kennen Sie und was machen Sie dagegen?

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